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Photo Yvette Rambour

La recette gagnante pour obtenir un conseil d’administration performant et stratégique par la bonne prospection

Écrit par 7 juillet 2013

Billet de Yvette Rambour, formatrice.

Il est vrai, spécialement pour des organisations à but non lucratif de petite taille, qu’attirer de nouveaux membres au sein du conseil d’administration n’est pas un exploit facile. Il existe des manières de rendre le processus plus aisé et en considérant que chaque année des milliers de conseils d’administration sont à la recherche du « candidat idéal », vous devez avoir un plan d’action.

Les étapes suivantes vous aideront à attirer les bons dirigeants au sein de votre conseil d’administration :

  • Comprendre la culture de votre conseil d’administration

Le type de conseil d’administration que votre organisation emploie aura un impact sur l’endroit où regarder et sur la personnalité que vous attendez. La culture est-elle plus politique ou administrative ? Sont-ils des gens très importants nageant dans l’abondance ou de petites « abeilles occupées » qui font énormément de travaux administratifs ?

  •  Combler les besoins où c’est nécessaire

Combien de membres manquent dans votre conseil d’administration ? Plus important : quels groupes de compétences attendez-vous ? En récapitulant votre mission et vos objectifs, les membres actuels répondent-ils adéquatement à vos besoins ? L’équilibre est la clé de tout ce que l’on fait; considérez-la pour votre conseil d’administration. Avez-vous besoin d’un avocat, d’un docteur, d’un comptable, d’experts en événements spéciaux ou en communication ?

  • Recruter des membres du conseil d’administration comme vous le feriez avec des membres du personnel

Avez-vous un dossier reprenant un rapport financier, une mission et une vision claire ainsi qu’un plan d’action stratégique pour les deux prochaines années ? Il est plus facile de convaincre un membre du conseil d’administration qu’il est un dirigeant essentiel à votre organisation quand vous savez exactement comment il vous aidera à atteindre vos objectifs. Identifiez une personne chargée du recrutement ou un comité au sein de votre conseil d’administration qui se chargera du processus. Rester à l’écoute du personnel est important pour s’assurer d’une communication bilatérale.

  • Demandez à votre conseil d’administration

Le président a probablement remarqué qu’il y a de l’espace à combler. Restez à l’écoute de votre conseil d’administration pour créer un comité de recrutement basé sur les atouts manquants et recherchez les candidats potentiels auprès de vos contacts personnels.

  • Soyez difficile

Ne pensez pas que chaque proposition sera géniale. Vous devriez au moins avoir un CV, un témoignage (que ce soit public ou privé) et une discussion détaillée quant aux avantages et aux inconvénients d’engager cette personne dans votre conseil d’administration. Évaluer les candidats formellement en faisant une liste de vérification de ses qualités. Parfois un siège vide vaut mieux qu’un siège gaspillé.

  • Constituer une « banque de candidats »

Si vous avez différentes options, gardez les autres dans une « banque de candidats » pour qu’ils soient soit contactés plus tard soit inclus dans l’une de vos équipes de travail. Considérez ces candidats pour des emplois futurs ou pour d’autres sous comités du conseil.

  • Recherche

Les membres du conseil d’administration bloquent sur les suggestions ? Restez informé, gardez l’œil ouvert à la prospection !

– Restez en contacts avec les informations grâce aux journaux, aux magazines et à la télévision. Vous pourriez lire sur quelqu’un de nouveau dans le monde des affaires et qui aime les arts par exemple.

– Recherchez parmi les associations professionnelles – Avocats, comptables, travailleurs de la santé, unions d’artistes, Chambres de Commerce, etc. et contactez-les pour savoir comment vous pourriez avoir accès à des noms ou leur envoyer des informations sur vous.

– Évaluez les anciens donateurs – spécialement les donateurs « en veille » et évaluez leur candidature potentielle.

– Faites attention à vos « fidèles » – Ceux qui viennent en permanence à vos activités ainsi que ceux qui vous envoient des notes ou des cartes d’appréciation.

– Naviguez sur Internet – Allez sur les sites web des entreprises que vous trouvez intéressantes et notez les employés potentiels.

  •  Faites de la publicité

Cela ne signifie pas nécessairement écrire dans le journal local, mais que pensez-vous d’ajouter une « section bénévole » à votre site web et de demandez à ceux qui sont intéressés de signer ou de vous contacter directement ? Vous ne pouvez pas savoir qui peut aboutir sur votre site web et s’ils sont là en premier lieu, c’est un bon début. Laissez savoir à votre entourage que vous recrutez.

  • Vendez vos besoins : Transmettez la passion

La plus grande pierre d’achoppement pour les associations artistiques sans but lucratif : le fait qu’elles ne croient pas pouvoir attirer un certain type de dirigeant vers leur conseil d’administration. C’est la mort du processus de recrutement. Si vous croyez que vous n’avez rien de mieux à offrir, pourquoi quelqu’un vous rejoindrait-il ? Il faut être capable de répondre à la question : « Si vous n’existiez plus, qui souffrirait ? ».  Transmettez votre passion et vos besoins et pensez que si  des membres potentiels n’y adhèrent pas, c’est simplement parce qu’ils ne sont pas fait pour ce travail.

  • Identifiez les gagnants

Soyez certains d’engager des dirigeants qui ont un intérêt pour votre mission et qui peuvent faire le travail. Les membres motivés par les objectifs et par la passion sont idéals s’ils sont motivés pour des raisons personnelles et sont passionnés par la mission. Attirez un candidat fort et complet dès l’origine.

  • Fournissez une « description de l’emploi » claire

Si la collecte de fonds est un besoin auquel doit s’atteler votre conseil d’administration, ne passez pas à côté de votre objectif. Cela signifierait seulement déception et frustration en bout de ligne. Soyez certain d’avoir une liste claire des responsabilités de chaque membre à lui présenter avant qu’il ne s’engage. Ajoutez-y la fréquence et la durée des réunions ainsi que le nombre de réunions obligatoires du conseil d’administration. Si vous prenez assez de soin à produire ce document, les candidats comprendront que, bien que petite, vous êtes une organisation professionnelle en ce qui concerne les affaires.

  • Votez

Votre constitution ou votre « politique » d’entreprise devrait inclure une façon de voter pour un nouveau membre. Soyez certain de comprendre et de suivre la procédure définie. La raison de la forte recommandation du candidat devrait être appuyée par un dossier incontestable de la personne chargée du recrutement. Le conseil d’administration sera normalement tenu au courant de tels développements. Une résolution pour approuver le nouveau membre est nécessaire.

  •  Renouvellement du conseil d’administration

Croyez-le ou non, les nouveaux membres voudront voir que vous avez de nouveaux visages dans votre conseil d’administration. Il est difficile pour les nouveaux membres de se joindre à un conseil d’administration façonné de membres de longue date. Ayez à jour vos politiques de renouvellement du conseil d’administration. Cela aidera énormément à la rotation des membres.

  • Bienvenue officielle !

Préparer un guide d’orientation pour votre nouveau membre avec une note de bienvenue signée par Le Président. Ce guide devrait reprendre une liste du personnel et des membres du conseil d’administration, le rapport annuel le plus récent, les responsabilités des membres et une liste des dates et des lieux des prochaines réunions du conseil d’administration ainsi qu’un plan stratégique si vous en possédez un. Présentez votre nouveau membre dès que possible et demandez-lui de dire quelques mots sur sa motivation à rejoindre le conseil d’administration. Avec un peu de chance, il parlera de ce qu’il a apprécié dans votre approche prudente pour le recruter !

Yvette Rambour

Avec plus de 20 ans d’expérience dans la gestion d’OSBL, Yvette Rambour est fondatrice et présidente de MULTIPLY lnc. Ses domaines de spécialisation incluent la collecte de fonds, la gouvernance et la planification stratégique. Yvette Rambour a agi à titre de formatrice agréée pour le Conseil de la culture le 22 mai dernier dans le cadre d’un atelier sur la bonne gouvernance : « Un conseil d’administration performant et stratégique ».