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Le “nuage” de Google : un environnement pour le travail collaboratif

Écrit par 16 novembre 2016

Billet rédigé par Jean-François Brebion, formateur au Conseil de la culture.

Le “nuage” est un concept technologique né de l’évolution du secteur des technologies de l’information et d’Internet. Le principe est assez simple: les données (fichiers) sont centralisées dans des espaces virtuels (hébergées dans des centres physique de données) et les appareils connectés permettent de se synchroniser à l’aide de compte utilisateur et de mot de passe.

Ces deux principes nous ouvrent la porte du travail collaboratif. La collaboration c’est de partager et de travailler sur les mêmes outils, les mêmes informations dans une même période de temps. On comprendra que le “nuage” a été “dessiné” pour cela.

Le but du travail collaboratif est d’améliorer la communication entre les personnes et d’optimiser le temps qui amènera à une baisse de coûts tant en ce qui a trait à la production qu’à la gestion d’une entreprise.

La communication améliorée par une saine gestion de la messagerie

La communication est le mot-clé du 21ème siècle. Cela concerne surtout les entreprises qui doivent maîtriser une communication rapide, condensée et intelligente auprès de leurs clients et collaborateurs. Ce ne sont pas les outils qui manquent pour y arriver: 70% de la communication écrite passe par les courriels. Il est donc important d’optimiser la gestion de ses courriels et d’effectuer des suivis efficaces. Les boîtes de messagerie sont devenues plus que des boites aux lettres électroniques. Elles sont devenues des boîtes intelligentes. Si l’on pense à Gmail (de la suite Google) on peut retrouver un ensemble de fonctionnalités qui peuvent vous permettre d’atteindre une certaine efficacité: créer des étiquettes, structurer par catégorie (automatique), filtrer par critères aussi précis que ‘contient le mot…’, placer des indicateurs, connecter avec d’autres applications pour faire des ponts de contenu et finalement archiver font partie des possibilités avec cet outil.

La communication dépend aussi désormais de la messagerie instantanée. Vous ne pouvez plus vous cacher, vos clients vous ont déjà trouvé ! Il existe désormais des dizaines de solutions applicatives pour vous permettre d’être en communication directe avec vos clients et collaborateurs. On pense à la nouvelle application Google Hangout qui comprend une messagerie instantanée (clavardage), un outil de conférence vidéo, un service de partage d’écran et bien sûr un téléphone virtuel !

La gestion du temps et la répartition des tâches optimisées

Le temps est un facteur important du virage vers le numérique. Le travail collaboratif est avant tout présent dans les organisations pour permettre de sauver du temps et des coûts de production. Le numérique nous permet donc d’accéder à des outils de planification, de gestion des tâches, de délégation et de gestion par projet. Google Agenda est plus qu’un agenda dans lequel on y insère des rendez-vous! C’est un assistant personnel (virtuel) qui nous permet d’établir une planification avec rappels. Cet outil devient une référence pour une personne, pour une équipe et pour toutes les personnes qui interviendront dans vos projets. La gestion du temps amène de la rigueur en plus de l’utilisation de ces outils aussi.  Les rendez-vous ne se prennent pas tout seul et il est important d’être rigoureux dans la prise de données, dans le partage et dans la modification. Un rendez-vous est si vite oublié !

Les outils Google, comme beaucoup d’outils technologiques, sont au coeur de l’évolution de notre monde. Ces outils ont été développés pour nous permettent de répondre à un besoin de partage et de travail collaboratif. Le développement de vos compétences numériques devrait être une priorité pour toutes personnes souhaitant faire évoluer ses projets vers la réussite.

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Jean-François Brebion, Programmeur-analyste, directeur général, Groupe Cogi-T

Programmeur-analyste de formation, Jean-François Brebion développe rapidement une expertise en informatique appliquée à la vente et à la communication. Il permet à sa clientèle d’augmenter sa visibilité et d’améliorer son efficacité par l’implantation et l’utilisation des nouvelles technologies, Web et mobile. Devenu formateur, il enseigne la vente-conseil et la planification d’un site Web transactionnel à la Commission scolaire des Navigateurs et au cégep Garneau. Il est le créateur des programmes Stratégies de vente, ainsi que Réseautage et outils technologiques au Centre de formation professionnelle Gabriel-Rousseau. Jean-François Brebion se spécialise dans la stratégie de vente, les réseaux sociaux, le coaching en nouvelles technologies, la gestion de projet, la formation, les outils Google Apps pour entreprise, les outils d’optimisation, la gestion du temps et des données d’entreprise, ainsi que dans la communication et ce, auprès d’entrepreneurs et de cadres du Québec.