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Adjoint(e) administratif(ive) (secrétaire)

La MMAQ est l’une des douze écoles-ateliers en métiers d’art accréditées du Québec. Elle est la seule à regrouper trois disciplines en métiers d’art, soit la céramique, la sculpture et le textile. La MMAQ est partenaire du Cégep Limoilou et offre les cours techniques du DEC-Techniques de métiers d’art, une formation collégiale de trois ans. Elle propose également des ateliers pour le grand public animés par des artisans-créateurs professionnels, des camps d’été pour les jeunes et les adultes, des conférences, des classes de maître et des résidences d’artistes.

 

Supérieur immédiat : Directeur général

 

Tâches et responsabilités
Responsable de l’accueil :
• Effectue la réception des appels téléphoniques pour la Maison des métiers d’art de Québec et les achemine aux différentes personnes concernées
• Accueille les visiteurs, clients et fournisseurs; leur fournit l’information demandée et les dirige adéquatement (activités de loisir, formation continue, formation collégiale, centre de documentation…)
• Effectue la facturation pour les devis de vente, la gestion de la petite caisse et les paiements auprès des clients
• Effectue l’entretien et la gestion du centre de documentation
• En charge, avec la direction générale, des acquisitions pour le centre de documentation
Soutien administratif :
• Assure la réalisation des travaux administratifs (facturation, classement, contrats, horaires, etc.) et d’évaluations nécessaires au bon fonctionnement de tous les mandats de la MMAQ
• Gère le calendrier de réservation des salles en collaboration avec la Chargée aux activités de loisir et médiation culturelle
• Réalise des travaux de traitement de textes et en fait la mise à jour
• Coordonne la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes comme le Cégep Limoilou et le Centre de formation et de consultation en métiers d’art (CFCMA)
• Assiste de façon ponctuelle la direction pour la rédaction de divers travaux de secrétariat et de communications internes
• Rédige et coordonne des politiques et des procédures administratives pour le fonctionnement interne de la MMAQ
• Effectue la logistique nécessaire à la tenue de réunions et archive les documents produits dans le cadre des rencontres
• Coordonne la circulation de l’information et l’archivage des documents de l’organisme
• Responsable de la mise à jour de registre et de la reddition de comptes auprès de la Ville de Québec et du gouvernement du Québec
• Répond aux demandes de renseignements en collaboration avec la direction
• Organise et encadre les sorties dans le cadre du DEC
• Soutien administratif ponctuel pour différents besoins départementaux


Compétences personnelles et relationnelles
• Sens de l’organisation et des priorités : Organiser son travail de façon efficace et structurée et prévoir les priorités respectant les échéances convenues
• Communication orale : Transmettre des messages clairs, concis et adaptés aux divers interlocuteurs internes et externes
• Polyvalence : Effectuer des tâches diversifiées selon les besoins
• Capacité d’adaptation : S’adapter aux nouvelles situations, parfois complexes
• Souci de la qualité : Attention et minutie apportées aux travaux et documents produits de façon à assurer la qualité attendue des clients
• Entregent : Aptitude à développer des relations positives et productives avec les clients et les collègues de travail
• Esprit d’équipe : Capacité à travailler en collaboration avec d’autres employés et services afin d’atteindre les objectifs fixés
• Sens du service à la clientèle : Se préoccuper des besoins et de la satisfaction des clients internes et externes


Compétences techniques et pédagogiques
• Maîtrise des applications de Microsoft Office, telles que Word, Excel, Access, PowerPoint.
• Maîtrise de la langue française, écrite et parlée.
Qualifications
• Exigences académiques : Un programme professionnel ou collégial d’un ou deux ans en Techniques de bureautique (secrétariat)
• Expériences professionnelles : Non requise, mais est un atout.


Conditions d’emploi
• Type d’emploi : Poste permanent à temps partiel, accessible suite à une période de probation de 3 mois. Avantages sociaux et conditions de travail avantageuses, milieu de vie dynamique et créatif.
• Horaire de travail : 30 heures/semaine.
• Lieu de travail : MMAQ (367, boulevard Charest Est, Québec (QC) G1K 3H3)
• Prise de poste : Dès que possible
• Rémunération : Selon l’échelle salariale en vigueur à la MMAQ

Merci de transmettre votre candidature, accompagnée d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae, avant le 11 novembre 2018 à l’attention de M. Thierry Plante-Dubé, au direction@mmaq.com. Seuls les candidats retenus seront contactés.

Type Offre d'emploi 
Territoire Ville de Québec-Arrondissement de La Cité-Limoilou 
Date d'échéance du concours 11 novembre 2018

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