À propos de l'employeur
Le Salon international du livre de Québec (SILQ) a pour mission de promouvoir, sous toutes ses formes, la littérature francophone auprès de tous les publics. Son mandat est, d’une année à l’autre, d’organiser et de tenir le Salon du livre dans la région de la Capitale-Nationale et également de participer à des événements mettant en valeur la littérature.
En prévision de sa prochaine édition qui aura lieu du 10 au 14 avril 2024, le Salon international du livre de Québec embauche un.e chargé.e de projets production pour un mandat débutant le 2 octobre 2023 et se terminant le 31 mai 2024, pour exécuter les fonctions et la responsabilité de coordonner l’ensemble des opérations relatives aux exposants et aux groupes scolaires.
Description du poste
Sous la supervision de la directrice général, le/la chargé.e de projets assurera la gestion, la coordination et l’exécution des composantes inhérentes à l’accueil des exposants et des groupes scolaires du SILQ, plus spécifiquement :
Volet production
Coordonner la planification et l’élaboration du plan (configuration) de la salle de l’édition 2024 du SILQ pour tous les exposants, espaces spéciaux, expositions et pavoisement;
Déterminer avec les exposants les besoins techniques et faire les suivis nécessaires auprès des différents fournisseurs;
Mettre en place et tenir à jour un fichier actualisé des « boocking » d’exposants et transmettre toutes informations pertinentes à l’équipe du SILQ pour les suivis de contrats et paiements;
Être en relation avec les fournisseurs et assurer avec eux la planification et les échéanciers pour toutes les activités sous sa responsabilité;
Assurer la planification des montages et démontages en collaboration avec les différents intervenants impliqués.
Volet visites scolaires
Agir comme facilitateur·rice entre le Salon et les écoles primaires et secondaires, et les centres scolaires (et possiblement les CPE et garderies si volet tout-petits);
Contribuer à la rédaction d’infolettres à destination des écoles participantes;
Gérer les inscriptions des écoles dans la plateforme désignée par le Salon;
Coordonner la planification des visites scolaires (arrivées et départs des élèves) et conséquemment, assurer les communications avec les écoles et l’organisme externe en charge de l’accueil et de la gestion des visites sur le site de l’évènement;
Mettre en place et tenir à jour un fichier actualisé de la planification (calendrier) des visites scolaires et transmettre toutes informations pertinentes à la direction des opérations administratives pour les suivis de paiements;
Autres responsabilités
Assister et conseiller l’équipe du SILQ sur tous les aspects logistiques et informatiques de l’organisation;
Assurer sa présence à toutes les régies de production de l’événement;
Assurer sa présence durant l’événement incluant les journées de montage et démontage;
Déposer un rapport-bilan auprès de la direction du SILQ avant la fin du mandat;
Toutes autres tâches connexes à la responsabilité (projets ponctuels, etc.).
- Type d'emploi: Temps plein
Rigueur, autonomie et facilité à structurer des projets et à respecter les délais
Expérience en gestion de projets
Expérience en événementiel
Esprit d’équipe
Aisance technologique : site Web, suite Office
Excellente maîtrise du français (oral et écrit)
Connaissance du milieu du livre ou du milieu culturel un atout
Poste temporaire, temps plein
Rémunération concurrentielle
Lieu du poste : mode de travail hybride