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COMMENT ATTEINDRE VOS OBJECTIFS EN MATIÈRE DE GESTION DOCUMENTAIRE

Formations générales

Jeudi 23 mars 2023 de 9h à 12h , à distance

Avec le numérique permettant un transfert de données de plus en plus facile, il est inévitable que les organisations finissent par accumuler un grand nombre de documents, qu’ils soient confidentiels ou non. Dans cette formation de 3 heures, des archivistes professionnels feront avec vous un survol des principales connaissances à avoir pour une bonne gestion documentaire.

Informations importantes

  • Clientèle visée : Travailleur.euse.s d'organismes culturels voulant optimiser la gestion documentaire au sein de leur organisation
  • Durée de la formation : 3 heures
  • Formule pédagogique : Formation théorique, discussions, étude de cas et distribution de documentation écrite
  • Mode de diffusion : En ligne, en mode synchrone
  • Prérequis : Aucun
  • Niveau de la formation : Base
  • Nombre de places disponibles : 15
  • Frais d'inscription : 45 $ (taxes incluses) / Valeur réelle : 275 $
  • Quand ?  Jeudi 23 mars 2023 de 9h à 12h

Où ?

FORMATION À DISTANCE

(à distance) CA QC

Description

Cette formation est essentielle à quiconque travaille dans une organisation ayant beaucoup de documents et d’informations numériques à classer de façon périodique. Vous y apprendrez le jargon de base de l’univers des archives et pourrez vous assurer que votre entreprise se conforme bien aux obligations légales en matière de données et de renseignements au Québec. 

Vous serez également en mesure de planifier votre travail de gestion d’archives en connaissant les notions de plan de classement, de calendrier de conservation, de transfert de documents et d’indexation. Vous repartirez avec plusieurs outils simples à utiliser pour gérer vos archives ainsi qu’avec de la documentation à conserver et à partager avec les membres de votre organisation.

Déroulement et contenu

Les aspects légaux

  • Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels :
  • Quelles sont nos obligations en regard de cette loi ?
  • Qu’est-ce qu’un document nominatif ?
  • Comment réagir à une demande d’accès ?
  • Quelle gestion doit-on faire des dossiers contenant des
  • renseignements nominatifs ?
     
  • Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
  • La numérisation des documents
  • Quelle est la valeur légale d’un document sur support numérique ?
  • Un document sur support numérique a-t-il la même valeur qu’un document sur papier ?
  • Comment s’assurer qu’un document créé ou transféré sur un support informatique par le balayage optique (numérisation) garde sa pleine valeur légale ?
  • Transfert de certains types de documents papier vers le numérique par le balayage optique (numérisation)
  • Coûts et bénéfices
  • Loi sur les archives

Les responsabilités

  • Responsabilités et tâches qui incombent à la personne désignée en regard du plan de classification, du calendrier de conservation, du transfert des documents et des index

Le plan de classement

  • À partir des activités propres à chacune des unités, comment organiser l’information à partir d’une structure simple mais efficace

Le calendrier de conservation

  • Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation?
  • Pourquoi toutes les organisations, grandes comme petites, ont avantage à élaborer et mettre en application des règles qui déterminent la durée de vie de chaque document ?

Le transfert des documents actifs, semi-actifs et inactifs

  • Qu’est-ce qu’un document actif, semi-actif et inactif ?
  • Comment déclasser annuellement vos documents selon des règles préétablies, pour désengorger vos unités de rangement tout en facilitant le repérage ultérieur de vos dossiers ?
  • Quels documents doit-on conserver de façon permanente et pourquoi ?
  • Qu’est-ce qui constitue votre fonds d’archives historiques ?

L’indexation

  • À partir des outils et logiciels informatiques couramment utilisés, comment
  • constituer des index faciles à consulter et à mettre à jour ?

But

Mieux atteindre ses objectifs en matière de gestion documentaire en acquérant une meilleure connaissance du cadre juridique et à l'aide d'outils simples et pratiques

Objectifs pédagogiques

  • Connaître les aspects légaux et les lois régissant les documents au Québec
  • Déterminer l’imputabilité des membres de votre organisation en matière d’archives
  • Être en mesure d’élaborer un plan de classement et un calendrier de conservation des archives
  • Comprendre la différence entre un document actif, semi-actif et inactif et quoi faire pour le classer adéquatement
  • Avoir les outils pour assurer une bonne gestion des archives dans votre organisation
     

Formatrices :      
Stéphanie Méthot, archiviste, Archives Lanaudière
Magali Labelle, archiviste, Archives Lanaudière

Biographies à venir.

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Cette formation est rendue possible grâce à la participation financière du Gouvernement du Québec

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Informations: Anik Lachance, Adjointe à la formation