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Appel d’offres | Coordination du projet Célébration patrimoine 2022

OBJET DE L’APPEL D’OFFRES

Le Conseil de la culture des régions de Québec et de Chaudière-Appalaches (Conseil de la culture) souhaite recevoir des offres pour des services professionnels pour assurer la coordination de la 9e édition de Célébration patrimoine 2022.

Vous pouvez téléchargez le présent appel d’offres, en format PDF.

ORGANISME PROMOTEUR

Conseil de la culture des régions de Québec et de Chaudière-Appalaches

310, boulevard Langelier, bureau 120

Québec, Québec, G1K 5N3

Téléphone : 418 -523-1333 

Télécopie : 418-523-9944

ccr@culture-quebec.qc.ca

L’entente se fera entre le Conseil de la culture et le fournisseur dont les services seront retenus.

 

MISSION ET MEMBRES DU CONSEIL DE LA CULTURE

Le Conseil de la culture est un organisme à but non lucratif qui a pour mission de favoriser le développement des arts et de la culture sur le territoire étendu et diversifié de la Capitale-Nationale et de la Chaudière-Appalaches. Le Conseil regroupe plus de 200 organismes culturels et représente quelque 2 500 artistes professionnels et travailleurs culturels. Engagé au service du milieu culturel depuis 1977, il est le seul à regrouper, à représenter et à offrir des services aux professionnels de l’ensemble des domaines artistiques et culturels.

La concertation menée par le Conseil de la culture conduit à des actions de développement, de sensibilisation, de représentation et de promotion et lui permet de jouer un rôle-conseil en arts et culture auprès de différents partenaires.

 

RENSEIGNEMENTS

Pour tout renseignement concernant cet appel d’offres, vous pouvez communiquer avec Fnoune Taha, conseillère en développement culturel au Conseil de la culture : 418-523-1333, poste 226 – fnoune.taha@culture-quebec.qc.ca.

Toutes questions relatives à cet appel d’offres doivent nous parvenir par écrit au moins cinq (5) jours ouvrables avant la fin de la date limite pour le dépôt des soumissions. Elles doivent être adressées à la personne mentionnée au paragraphe précédent. Ces questions ainsi que les réponses seront acheminées à tous les soumissionnaires.

 

CONTEXTE 

Les Prix du patrimoine des régions de la Capitale-Nationale et de la Chaudière-Appalaches est un événement biennal unique qui met en lumière la vitalité du patrimoine des régions de la Capitale-Nationale et de la Chaudière-Appalaches, alors que l’on rend hommage à des citoyens et à des organisations qui perpétuent de manière respectueuse et inventive les valeurs patrimoniales. L’objectif premier des prix est de reconnaître et de promouvoir les réalisations qui mettent en valeur le patrimoine. Le second objectif, tout aussi important, est de sensibiliser les élus à l’importance de préserver et de valoriser le patrimoine. Les projets sont reliés à des actions locales de toute envergure et soulignent les initiatives qui ont eu un impact significatif dans leur milieu. Plus de 60 prix sont remis dans quatre grandes catégories qui illustrent la diversité des interventions: conservation et préservation, interprétation et diffusion, porteur de tradition, préservation et mise en valeur du paysage.

L’événement se déroule en deux temps :

  • L’appel de candidatures et la remise des prix dans chacune des MRC/ville, suivi d’une campagne de communication ; ces dernières sont autonomes dans la gestion de ces aspects, le Conseil de la culture n’intervient pas dans cette gestion.
  • La Journée Célébration patrimoine, organisée par le Conseil en collaboration avec les MRC/villes participantes

L’ensemble du territoire des régions de la Capitale-Nationale et de Chaudière-Appalaches est donc représenté, ce qui témoigne d’un intérêt commun des divers intervenants à l’endroit du patrimoine et aussi de l’effervescence que représente ce secteur d’activité.

 

La Journée Célébration patrimoine 

Les régions de la Capitale-Nationale et de la Chaudière-Appalaches ont le privilège et la fierté d’accueillir l’événement biennal (années impaires) en alternance. La MRC ou ville hôte dresse un chapiteau sur un site à caractère historique et fait appel à des producteurs locaux pour le repas et les spiritueux. La Journée se tient soit le 2e ou le 3e samedi du mois de juin. Sont invités à cette journée spéciale : Les lauréats des quatre catégories de prix, les membres des différents jurys, des intervenants culturels des deux régions, des élus des deux régions, dont une importante délégation de maires, des gens d’affaires membres de différents conseils d’administration et représentants des commanditaires, des membres de la presse.

325 personnes sont attendues pour vivre cette journée unique.

La Journée Célébration patrimoine se déroule comme suit :

  • 15h Présentation dans une église, ou dans un autre lieu à caractère patrimonial, des lauréats des quatre catégories, ainsi que leurs réalisations
  • 17h Cocktail – peut être tenu dans l’un ou l’autre site, dont celui où se tient le souper
  • 18h15 Souper sous le chapiteau installé sur un site à caractère patrimonial
  • 20h30 Annonce de la MRC ou ville qui accueillera l’édition suivante de la journée

Bien entendu, ce scénario peut être modulé en fonction du/des sites disponibles pour accueillir chacune des activités.

 

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU PROJET

9e édition de Célébration patrimoine 

En 2022 aura lieu la 9e édition de cet événement dont les MRC hôtes sont L’Islet et Montmagny. L’événement sera donc en démarrage dès janvier 2021 pour les premières étapes de réalisation et d’accompagnement des MRC hôtes dans leurs responsabilités de production.

Le/La chargé(e) de projet de la Journée Célébration patrimoine a comme responsabilités de :

  • Participer aux réunions des différents comités 
  • Travailler en lien étroit avec la conseillère en développement et les agent(e)s des MRC hôtes
  • Produire l’ensemble des documents requis pour le financement, la production et les communications 
  • Coordonner le Prix aux élus, un prix offert en supplément des prix du patrimoine
  • Planifier et coordonner la Journée Célébration patrimoine et superviser l’ensemble des équipes de travail 

 

MANDAT DU CHARGÉ(E) DE PROJET

Le/La chargé(e) de projet devra coordonner la journée Célébration patrimoine. Suivant le cahier des charges rédigé par le Conseil de la culture, il devra réaliser toutes les étapes du projet en respectant le budget prévu et coordonner les interventions et les communications entre les partenaires, intervenants et parties prenantes au projet.  Il devra s’assurer de la logistique, des besoins techniques, des autorisations et permis si nécessaires, de la sécurité du public, la régie, et du bon déroulement de l’événement en collaboration avec les MRC hôtes.

 

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU MANDAT DU CHARGÉ(E) DE PROJET 

  • En collaboration avec la conseillère responsable du dossier au Conseil de la culture, effectuer les rencontres avec les partenaires, les préparer et y assister quelques déplacements à prévoir le cas échéant sur les territoires des MRC hôtes
  • Collaboration avec les MRC hôtes pour la réalisation de l’événement et des choix artistiques et patrimoniaux pour la mise en valeur de Célébration patrimoine en tenant compte des particularités techniques et budgétaires 
  • En collaboration avec les MRC hôtes, coordination des activités de la journée Célébration patrimoine  (besoins techniques, ressources humaines, permis, etc)
  • Gestion des ressources financières et humaines pour la production de Célébration patrimoine dans le respect des prévisions budgétaires
  • Rédaction et coordination de l’ensemble des outils de communication concernant Célébration patrimoine (programme de la journée, Powerpoint de présentation, mise à jour des bannières et autres)
  • Gestion du Prix aux élus (formation du jury de sélection, réunions, réception des candidatures et suivi)
  • Régie sur place lors des activités
  • Reddition de comptes au Conseil de la culture et aux subventionneurs

 

ÉCHÉANCIER DU CHARGÉ(E) DE PROJET – ÉDITION 2022

Le ou la chargé(e) de projet aura une banque d’heures à sa disposition qu’elle devra gérer en fonction du travail à avancer pour la réalisation de Célébration patrimoine. Le travail avec les MRC hôtes débutera dès janvier 2021 et s’étalera en fonction de la charge de travail jusqu’à l’été (juin) 2022 soit à la clôture de l’événement. 

 

BIENS LIVRABLES POUR LES OFFRES DE SERVICES

Les fournisseurs qui répondent à l’appel d’offres doivent soumettre :

  1. Le prix du contrat (banque de 230 heures); 
  2. Le nom du coordonnateur et son  curriculum vitae;
  3. La description de ses expériences pertinentes;
  4. La description de ses principales réalisations pertinentes au projet;
  5. Une proposition/vision de l’événement Célébration patrimoine

 

HONORAIRES

La rémunération est faite sur une base forfaitaire pour 230 heures de travail au total. Si un dépassement d’honoraires est à prévoir, la personne choisie devra en demander l’autorisation à la conseillère responsable du dossier au Conseil de la culture.

Les soumissions doivent contenir les différentes modalités du coût net plus les taxes.

Le Conseil de la culture se réserve le droit de n’accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions qui lui sont présentées et n’encourra aucune obligation, poursuite ou réclamation pour frais ou pertes subies par les soumissionnaires à la suite de telles décisions. 

Le présent appel d’offres est lié à la confirmation du financement rattaché à la réalisation du projet Célébration patrimoine.

 

RESPONSABILITÉ DU FOURNISSEUR

Le fournisseur est tenu d’une obligation de résultat et doit s’acquitter de sa tâche au mieux des intérêts du Conseil de la culture, avec prudence et diligence et conformément aux usages et règles de son art.

Il demeure en tout temps seul responsable de tous les actes professionnels posés en relation avec les services fournis.

 

CONDITIONS SPÉCIFIQUES

Considérant la situation actuelle dûe à la pandémie COVID 19, l’ensemble des équipes de travail sont en télétravail jusqu’à nouvel ordre. Le Conseil de la culture applique toutes les mesures sanitaires mises en place par le gouvernement. Dans cette perspective, le fournisseur doit être capable tant de se déplacer que de pouvoir travailler à distance en fonction de la situation en cours. 

 

DATE D’ÉCHÉANCE ET DE DÉPÔT DES OFFRES DE SERVICES

Les offres doivent être déposées au plus tard, le 15 décembre 2020 10 h par courriel à : fnoune.taha@culture-quebec.qc.ca

Toute soumission reçue après la date et l’heure de réception indiquée ne sera pas considérée.

Le Conseil de la culture n’est pas tenu de motiver l’acceptation ou le rejet de toute soumission. Pour être considérée conforme (à défaut de quoi une soumission pourra être rejetée), la soumission doit contenir tous les biens livrables énumérés à la page 4.

 

Type Offre d'emploi 
Date d'entrée en fonction 15 décembre 2020
Territoire Autre 
Date d'échéance du concours 15 décembre 2020

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